在管理學(xué)上,有一個OEC管理,OEC是Overall Every Control and Clear 的簡稱。“O”代表全方位,“E”代表每人、每天、每件事,“C”代表控制和管理。
OEC管理從根本上來說,就是把每一項工作量化到每個人,然后每個人按照規(guī)定的時限,日事日清地對待工作。
青島海爾集團就是這么做的,海爾人習(xí)慣于用一句話來概括它,叫“日事日畢,日凊日高”,即今天的工作必須今天完成,今天的工作必須必昨天有質(zhì)的提高。
7月份的美國洛杉磯,氣溫高達40多度,酷熱難當(dāng),街道上行人稀少。但美國海爾貿(mào)易公司零部件經(jīng)理丹先生卻很忙碌,因為他今天必須處理好一件事。由于運輸公司的駕駛員疏忽,多運來一箱海爾洗衣機的零部件。事實上,這不是緊急的事,過幾天再處理也可以,只要找機會把多出來的這箱零部件調(diào)回去就可以??傻は壬J為,這件事已列入了當(dāng)天的工作計劃中,必須當(dāng)天完成,不能往后拖延。最后,丹先生頂著烈日,把這箱零部件及時調(diào)回去了。
當(dāng)天工作當(dāng)天完成,這是海爾人“日事日清”的工作風(fēng)格。如果說“日事日清”是為了保障工作計劃順利完成,那么“日清日高”就是對自我要求的提升。海爾員工金昌順對此感觸很深。
多年前,金昌順經(jīng)過培訓(xùn)上崗,成為海爾冰箱的總裝焊接工,他熱愛這份工作,立志要當(dāng)“海爾焊接王”。但剛接觸工作時就碰了“釘子”,在一次焊接比賽中,他的成績糟糕,看到同事們技術(shù)比自己好,他有些灰心。但他的師傅鼓勵他:“海爾的日清日高,真正做起來并非易事,但只要每天提高一點,堅持下來你的技術(shù)就會獲得質(zhì)的飛躍。”從此,他每天苦練基本功,一段時間后成為海爾集團的焊接能手。
日事日清,是為了讓工作有條不紊地開展,最終提高工作效率;日清日高,就更是為了提高工作效率了,而且它能提高工作質(zhì)量。試想:當(dāng)一個員工的技術(shù)、能力不斷提升時,那么他做工作不就更加得心應(yīng)手,效率不就大幅提高嗎?
不過,日事日清有一個重要的前提,那就是在每日工作計劃的指導(dǎo)下進行。一個人有沒有每日工作計劃,決定了這一天是主動地工作,還是被動地應(yīng)付。你每天只有那么多時間,就像一塊蛋糕,如果誰都來分一塊,你就會餓肚子。同樣,如果你沒有計劃,誰都可以來打擾,什么事情都可以影響你,那你就沒辦法把該做的事情做好。更關(guān)鍵的是,如果沒有每日工作計劃,你都不知道今天要做哪些事情,又談何日事日清,談何高效工作呢?
指導(dǎo)方法:
一、用5分鐘去制定當(dāng)天工作計劃。
在一天工作開始之前,你最好先拿出一張紙,或在本子上做一個簡單的工作計劃,類似于六點優(yōu)先工作法那樣,把這一天要做的事情列出來,并細化到給各項工作設(shè)定時限,這就是每日工作計劃,并將它貼在辦公桌的隔板上,保證隨時能看到它。
二、將注意力聚焦到你所做的事情上。
在你工作的時候,在你的手機或電腦里設(shè)一個鬧鐘(有這類鬧鐘提醒軟件)。每當(dāng)鬧鐘響起時,你就知道這個時段內(nèi)的工作是否完成。比如,你要完成一個項目預(yù)算,你預(yù)設(shè)的工作時間是9:10-9:40,那么設(shè)定一個鬧鐘,到了9:40會提醒你。如果某項工作需要花兩三個小時才能完成,那你不妨將這個時間劃分為三段,每隔一小時一次鬧鐘提醒,督促你加快速度,提高緊迫感。
對于你完成的工作,在計劃表上相應(yīng)的工作后面打上“√”。對于未完成的工作,則在相應(yīng)的工作后面打上“×”,如果你可以,最好不要讓你的計劃表中出現(xiàn)“×”,哪怕推遲下班,多加30分鐘的班,或晚上回去加班,也應(yīng)爭取將當(dāng)天工作完成,這才符合日事日清的工作法則。
三、用5分鐘回顧當(dāng)天工作的完成情況。
在下班前5分鐘或晚上睡覺前,躺在床上回顧一下當(dāng)天的工作,問自己:我完成了當(dāng)天的工作了嗎?什么時候你的注意力最集中,什么時候你分心了?明天我應(yīng)該在哪些地方改善?舉個例子,如果你多次發(fā)現(xiàn)上午10:00-11:00這個時段你工作時最專注,那你以后再制定每日工作計劃時,可以將最重要的工作放在這個時段去完成,把相對不那么重要的工作放在其他時段,確保把最重要的工作做好。
另外,每隔一段時間最好評估一次每日工作計劃。每兩個星期,重新審視一遍每日工作計劃,看它對你提高工作效率有多大的作用,是否訂得過高或過低,以及怎樣改進它。當(dāng)然,一切工作計劃都離不開最重要的環(huán)節(jié),那就是腳踏實地的執(zhí)行,以及365天如一日的堅持。
選自金城出版社周劍熙著《高效工作法》
作者:周劍熙,湖南道州人,青年作家,中國百強講師,中國HR3000強成員。
新聞來源:《高效工作法》
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