職場突圍之開會的奧秘:為什么要在會議上發(fā)言？
訊石光通訊網(wǎng)
2012/1/12 10:04:14
讓領導和N多同事同時停下手中的工作聽你說話，這樣的事在職場里并不是隨時都會發(fā)生。因此，學習如何在會議上以正確的方式表達自己的觀點，不僅可以迅速提升你的職場形象，甚至還可能獲得意想不到的“額外獎勵”。
你代表的不是自己而是所在崗位
會議的類型多種多樣，但其目的歸結起來無外乎兩個：傳遞信息和形成決策。
先說第一種。以傳遞信息為目的的會議，是團隊合作中常見的一種形式，是不同分工的合作者之間通過交流達到信息共享的過程。比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門需要通過會議，向市場部和銷售人員講解產(chǎn)品的性能和賣點；市場部需要通過會議，向銷售人員傳達產(chǎn)品推廣戰(zhàn)略，統(tǒng)一行動步伐；而銷售部門也需要通過會議，向生產(chǎn)部門反饋來自市場的聲音。
這時候，無論愿意與否，只要身處這條信息鏈上的某一個環(huán)節(jié)，你就需要在會議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會，負責招聘的HR需要站在幾百人面前發(fā)布招聘信息；辦公室里專業(yè)電腦軟件升級之后，客服人員都會上門開個培訓會，幫助每個員工盡快適應新系統(tǒng)；高考前，班主任老師通常要召集家長們開個會，囑咐一下備考的注意事項；或者僅僅是因為你工作成績卓著，也有可能被單位領導拉進會議室，讓你在同事們面前介紹介紹經(jīng)驗。
再來看第二種。在職場上，很多問題在常規(guī)流程中無法解決、無法協(xié)調的時候，就需要通過會議的形式，借助團隊討論達成一致意見。在這種以形成決策為目的的會議中，每個人都有機會表達自己的意見，都希望通過溝通、交流甚至是交鋒，獲得一個盡可能對自己有利的決策結果。
無論是企業(yè)制定新規(guī)章新制度之前的意見征求會、某個產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會，還是廣告公司對設計方案進行闡述的競標會，抑或評選先進工作者的部門年終總結會，在這些場合，每一個與會者都有可能獲得發(fā)言的機會，闡述自己的想法，適度地自我展現(xiàn)。
當然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場中一直這么“低調”下去的話。
言不及義空話套話都是忌
冗長的會議除了是對與會者的一種精神消耗之外，更會導致真金白銀的損失。
日本太陽工業(yè)公司曾經(jīng)算過這么一筆賬：會議的機會成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×開會時間(小時)。之所以平均工資要乘以3，是因為參會人員創(chuàng)造的勞動產(chǎn)值通常是平均工資的3倍；而乘以2是因為參加會議要中斷日常工作，因此損失要以2倍來計算。
效率是衡量一個會議成功與否的重要指標之一。所以籠統(tǒng)來說，一切圍繞效率二字的規(guī)則，比如簡明扼要、開門見山、主題清晰、言之有物等，都是對會議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要當眾進行主題發(fā)言，或者作為消息源在某個以傳遞信息為目的的會議上講話，那么你首先需要做到的就是有備而來。具體來說，有準備表現(xiàn)在：在進入會場之前，弄清楚參加會議的都有誰？自己為什么來開這個會？會議內容大致是什么？會議要解決什么問題？針對這些，提前查閱相關數(shù)據(jù)、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會議中可能遇到的問題。
聽過一個真實的笑話。單位里兩個同事同名同姓，分屬不同部門。一次開會，不知怎么就通知錯了人，結果該來的沒來，不該來的卻莫名其妙地在會場里坐了半個小時，白白耽誤了時間。其實，他如果在走進會場之前有所準備，了解清楚會議的主題是什么，跟自己有什么關系，這個誤會就完全可以避免。
在會議上發(fā)言，尤其是占用大塊時間進行主題發(fā)言時，切忌套話、空話，要盡量做到提綱挈領，先講主張再說理由，按照一定的邏輯把自己想說的內容列成條目，每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點。如果時間充裕，則可以在相關條目下用事先準備好的數(shù)據(jù)、材料展開論述。
別人剛剛談了對任務量考核方案的建議一二三四，其中三條與你不謀而合。這時候，即便你針對這三條建議做了充分的發(fā)言準備，論點論據(jù)也更為有力，但無論如何也沒必要展開來再重復一遍——否則只能是浪費大家的時間，并且是對之前發(fā)言者的不尊重。
要知道在會議上，當你的身份從發(fā)言者轉變?yōu)槁牨姷臅r候，認真聆聽別人的講話是必需的——尤其是在討論環(huán)節(jié)。因為只有了解別人說了什么，才會讓你在隨后的發(fā)言中有的放矢。
認真地聽別人在說什么，適當?shù)刈鲂┯涗洠跁h過程中不斷調整、理清自己的思路，這些都會在很大程度上幫助你完成一個得體的發(fā)言。至于那些被別人搶先提到過的內容，其實也并非雷區(qū)——你再次提到它們的時候，盡可能地用三言兩語概括核心觀點，并且加上一些“正如剛才××談到的那樣，我還想補充一點”，或者“在這個問題上，我特別贊同××的意見”。這種對他人發(fā)言的承接，不僅能強化自己的觀點，更重要的是，這充分體現(xiàn)出你在會議上有準備、專注、尊重他人、思路清晰和富有創(chuàng)見的良好職場形象。
承擔與自身角色相匹配的責任
有句話說，成功的關鍵就是在正確的時間做了正確的事情。依照這個邏輯，除了“正確地說話”之外，恰當?shù)剡x擇說話時機也是一次成功的會議發(fā)言的關鍵。
發(fā)言的時機選擇，很大程度上體現(xiàn)了一個人在團隊中的角色和位置。
在決議形成之前，核心成員或者意見領袖通常習慣于率先表態(tài)，而他們的意見往往會決定整個會議的走勢。接下來說話的是資深員工，他們會針對先前發(fā)言者提出的意見做進一步闡釋，或是贊同，或是委婉地提出不同看法。然后才輪到新人，這時留給他們的討論空間已經(jīng)十分有限，多數(shù)人只能“跟票”表態(tài)，很難再提出什么新的見解。到了會議的最后階段，團隊大佬會根據(jù)大家的意見進行總結發(fā)言，并結合他自己的態(tài)度形成最終的決議。
實際上，發(fā)言的時機更像一個“潛規(guī)則”——沒有成文的規(guī)定，卻實實在在地存在于每一間會議室里。試想一下，如果一個有著十幾年工齡的資深員工僅僅在會議后半段表態(tài)“同意，沒意見”，很可能會被認為是敷衍了事，不是帶著情緒，就是態(tài)度不端正；相反，如果一個職場新人在眾目睽睽之下第一個跳出來說話，則很可能被詬病為“不知深淺，自以為是”。
如何選擇合適的發(fā)言時機，需要判斷力——你必須搞清楚自己在團隊里究竟占了多大的權重，自己的意見到底有怎樣的影響力。在此基礎上，你才能通過對發(fā)言時機的把握，承擔與自身角色相匹配的責任，并且規(guī)避不必要的風險。
這么說起來，職場新人要想在會議上一鳴驚人，確實存在一些難度。作為菜鳥，更切實可行的做法是，在會議之前認真準備，在會上抱著學習的態(tài)度多聽聽別人怎么說；在需要自己說話的時候，恰當?shù)乇磉_自己的觀點，不必過分謙卑，更不能過于自信。至于那些憋著通過一次會議躥紅的年輕人，雖然這種進取心值得肯定，但切忌不能從一開始就盯著別人這兒說得不對那兒說得不好。會議室里確實有可能給新人提供機會，但癡迷于此難免導致用力過猛，傷及他人，讓自己在職場起步階段就陷入困境。
隨機應變是一種能力
會議室是職場生態(tài)的濃縮版。在這里，人與人的關系，每個人對同一件事的不同解讀，以及人們處理事情的不同方法，都會被集中在小小的一張會議桌上。面對層出不窮的狀況，如何隨機應變從容應對，是對情商的重大考驗。
在會議上發(fā)言，切不可以為有理就能走遍天下。要知道，這種時候，用怎樣的方式表達才是更重要的。尤其是在意見相左時。
某地的公務員面試中就有這么一道題：假如讓你組織一次會議，在會上同時有幾位同事就你的發(fā)言提出反對意見，使你很難堪，你該怎么辦？當然，標準答案無外乎“虛心聽取大家的不同意見，認真調查和了解各方面的情況”等等。但我們可以換位思考一下，在這個尷尬的場景中，那幾位提出反對意見的同事是不是也有做得不妥的地方呢？
當別人發(fā)言時，就算你再反對、再鄙視、再想辯駁，表面上也要保持克制，不動聲色。輪到你說話時，首先要提到的不是“我不贊同……”，而是在對方的發(fā)言中，尋找你和他可以達成共識的部分。隨后再以恰當?shù)姆绞教岢鲎约旱牟煌庖姡冗_到了討論的目的，表達了自己的想法，又不至于傷及同事。
而所謂“恰當?shù)姆绞?rdquo;，就是說話的藝術了，這在職場的人際交往中尤其重要。試著在開場白里，向那位和你意見相左的同事說“我認為××提到的這種方式很獨特”，“在這次活動中的積極態(tài)度非常值得我學習”，或者“感謝××對我工作的關注”。誰都好面子，因此說話的時候就必須體察周圍的氣氛和對方的情緒——是該直抒胸臆，還是點到為止，或者暫時擱置。
總之，要把握一個原則：針對事，而非針對人。畢竟，人在職場，大家想的都是怎么把事情做好。
更重要的是，如果你否定了別人的方案，就一定要再至少提出一個新的想法。畢竟，破壞總是比建設來得容易，只破不立并不能解決問題。
在會議中發(fā)言時還有個小技巧。有心理學家曾經(jīng)做過一個試驗，他們讓發(fā)言者頻頻注視會場上的某一個人。試驗結果發(fā)現(xiàn)，對于發(fā)言者頻繁的目光注視，被注視的人在心理上就會覺得自己必須有所反饋——或是頻頻點頭，或是在那人發(fā)言后表達補充意見。
這個試驗告訴我們，在會議上發(fā)言時，可以一邊進行自己的闡述，一邊注視著會場里的聽眾，尤其是那些直接關系到你此項工作成敗的“主要聽眾”，把自己和他們的關注點聯(lián)系在一起，這樣沒準兒會取得意想不到的發(fā)言效果。
你代表的不是自己而是所在崗位
會議的類型多種多樣，但其目的歸結起來無外乎兩個：傳遞信息和形成決策。
先說第一種。以傳遞信息為目的的會議，是團隊合作中常見的一種形式，是不同分工的合作者之間通過交流達到信息共享的過程。比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門需要通過會議，向市場部和銷售人員講解產(chǎn)品的性能和賣點；市場部需要通過會議，向銷售人員傳達產(chǎn)品推廣戰(zhàn)略，統(tǒng)一行動步伐；而銷售部門也需要通過會議，向生產(chǎn)部門反饋來自市場的聲音。
這時候，無論愿意與否，只要身處這條信息鏈上的某一個環(huán)節(jié)，你就需要在會議上發(fā)言——你代表的不是自己，而是所在的崗位。
例子不勝枚舉。一年一度的校園宣講會，負責招聘的HR需要站在幾百人面前發(fā)布招聘信息；辦公室里專業(yè)電腦軟件升級之后，客服人員都會上門開個培訓會，幫助每個員工盡快適應新系統(tǒng)；高考前，班主任老師通常要召集家長們開個會，囑咐一下備考的注意事項；或者僅僅是因為你工作成績卓著，也有可能被單位領導拉進會議室，讓你在同事們面前介紹介紹經(jīng)驗。
再來看第二種。在職場上，很多問題在常規(guī)流程中無法解決、無法協(xié)調的時候，就需要通過會議的形式，借助團隊討論達成一致意見。在這種以形成決策為目的的會議中，每個人都有機會表達自己的意見，都希望通過溝通、交流甚至是交鋒，獲得一個盡可能對自己有利的決策結果。
無論是企業(yè)制定新規(guī)章新制度之前的意見征求會、某個產(chǎn)品發(fā)布之前的策劃會，還是廣告公司對設計方案進行闡述的競標會，抑或評選先進工作者的部門年終總結會，在這些場合，每一個與會者都有可能獲得發(fā)言的機會，闡述自己的想法，適度地自我展現(xiàn)。
當然，你也可以選擇躲在角落里保持沉默——如果你想在職場中一直這么“低調”下去的話。
言不及義空話套話都是忌
冗長的會議除了是對與會者的一種精神消耗之外，更會導致真金白銀的損失。
日本太陽工業(yè)公司曾經(jīng)算過這么一筆賬：會議的機會成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×開會時間(小時)。之所以平均工資要乘以3，是因為參會人員創(chuàng)造的勞動產(chǎn)值通常是平均工資的3倍；而乘以2是因為參加會議要中斷日常工作，因此損失要以2倍來計算。
效率是衡量一個會議成功與否的重要指標之一。所以籠統(tǒng)來說，一切圍繞效率二字的規(guī)則，比如簡明扼要、開門見山、主題清晰、言之有物等，都是對會議發(fā)言者的最基本要求。
如果你需要當眾進行主題發(fā)言，或者作為消息源在某個以傳遞信息為目的的會議上講話，那么你首先需要做到的就是有備而來。具體來說，有準備表現(xiàn)在：在進入會場之前，弄清楚參加會議的都有誰？自己為什么來開這個會？會議內容大致是什么？會議要解決什么問題？針對這些，提前查閱相關數(shù)據(jù)、材料、歷史記錄，并且事先思考一下會議中可能遇到的問題。
聽過一個真實的笑話。單位里兩個同事同名同姓，分屬不同部門。一次開會，不知怎么就通知錯了人，結果該來的沒來，不該來的卻莫名其妙地在會場里坐了半個小時，白白耽誤了時間。其實，他如果在走進會場之前有所準備，了解清楚會議的主題是什么，跟自己有什么關系，這個誤會就完全可以避免。
在會議上發(fā)言，尤其是占用大塊時間進行主題發(fā)言時，切忌套話、空話，要盡量做到提綱挈領，先講主張再說理由，按照一定的邏輯把自己想說的內容列成條目，每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點。如果時間充裕，則可以在相關條目下用事先準備好的數(shù)據(jù)、材料展開論述。
別人剛剛談了對任務量考核方案的建議一二三四，其中三條與你不謀而合。這時候，即便你針對這三條建議做了充分的發(fā)言準備，論點論據(jù)也更為有力，但無論如何也沒必要展開來再重復一遍——否則只能是浪費大家的時間，并且是對之前發(fā)言者的不尊重。
要知道在會議上，當你的身份從發(fā)言者轉變?yōu)槁牨姷臅r候，認真聆聽別人的講話是必需的——尤其是在討論環(huán)節(jié)。因為只有了解別人說了什么，才會讓你在隨后的發(fā)言中有的放矢。
認真地聽別人在說什么，適當?shù)刈鲂┯涗洠跁h過程中不斷調整、理清自己的思路，這些都會在很大程度上幫助你完成一個得體的發(fā)言。至于那些被別人搶先提到過的內容，其實也并非雷區(qū)——你再次提到它們的時候，盡可能地用三言兩語概括核心觀點，并且加上一些“正如剛才××談到的那樣，我還想補充一點”，或者“在這個問題上，我特別贊同××的意見”。這種對他人發(fā)言的承接，不僅能強化自己的觀點，更重要的是，這充分體現(xiàn)出你在會議上有準備、專注、尊重他人、思路清晰和富有創(chuàng)見的良好職場形象。
承擔與自身角色相匹配的責任
有句話說，成功的關鍵就是在正確的時間做了正確的事情。依照這個邏輯，除了“正確地說話”之外，恰當?shù)剡x擇說話時機也是一次成功的會議發(fā)言的關鍵。
發(fā)言的時機選擇，很大程度上體現(xiàn)了一個人在團隊中的角色和位置。
在決議形成之前，核心成員或者意見領袖通常習慣于率先表態(tài)，而他們的意見往往會決定整個會議的走勢。接下來說話的是資深員工，他們會針對先前發(fā)言者提出的意見做進一步闡釋，或是贊同，或是委婉地提出不同看法。然后才輪到新人，這時留給他們的討論空間已經(jīng)十分有限，多數(shù)人只能“跟票”表態(tài)，很難再提出什么新的見解。到了會議的最后階段，團隊大佬會根據(jù)大家的意見進行總結發(fā)言，并結合他自己的態(tài)度形成最終的決議。
實際上，發(fā)言的時機更像一個“潛規(guī)則”——沒有成文的規(guī)定，卻實實在在地存在于每一間會議室里。試想一下，如果一個有著十幾年工齡的資深員工僅僅在會議后半段表態(tài)“同意，沒意見”，很可能會被認為是敷衍了事，不是帶著情緒，就是態(tài)度不端正；相反，如果一個職場新人在眾目睽睽之下第一個跳出來說話，則很可能被詬病為“不知深淺，自以為是”。
如何選擇合適的發(fā)言時機，需要判斷力——你必須搞清楚自己在團隊里究竟占了多大的權重，自己的意見到底有怎樣的影響力。在此基礎上，你才能通過對發(fā)言時機的把握，承擔與自身角色相匹配的責任，并且規(guī)避不必要的風險。
這么說起來，職場新人要想在會議上一鳴驚人，確實存在一些難度。作為菜鳥，更切實可行的做法是，在會議之前認真準備，在會上抱著學習的態(tài)度多聽聽別人怎么說；在需要自己說話的時候，恰當?shù)乇磉_自己的觀點，不必過分謙卑，更不能過于自信。至于那些憋著通過一次會議躥紅的年輕人，雖然這種進取心值得肯定，但切忌不能從一開始就盯著別人這兒說得不對那兒說得不好。會議室里確實有可能給新人提供機會，但癡迷于此難免導致用力過猛，傷及他人，讓自己在職場起步階段就陷入困境。
隨機應變是一種能力
會議室是職場生態(tài)的濃縮版。在這里，人與人的關系，每個人對同一件事的不同解讀，以及人們處理事情的不同方法，都會被集中在小小的一張會議桌上。面對層出不窮的狀況，如何隨機應變從容應對，是對情商的重大考驗。
在會議上發(fā)言，切不可以為有理就能走遍天下。要知道，這種時候，用怎樣的方式表達才是更重要的。尤其是在意見相左時。
某地的公務員面試中就有這么一道題：假如讓你組織一次會議，在會上同時有幾位同事就你的發(fā)言提出反對意見，使你很難堪，你該怎么辦？當然，標準答案無外乎“虛心聽取大家的不同意見，認真調查和了解各方面的情況”等等。但我們可以換位思考一下，在這個尷尬的場景中，那幾位提出反對意見的同事是不是也有做得不妥的地方呢？
當別人發(fā)言時，就算你再反對、再鄙視、再想辯駁，表面上也要保持克制，不動聲色。輪到你說話時，首先要提到的不是“我不贊同……”，而是在對方的發(fā)言中，尋找你和他可以達成共識的部分。隨后再以恰當?shù)姆绞教岢鲎约旱牟煌庖姡冗_到了討論的目的，表達了自己的想法，又不至于傷及同事。
而所謂“恰當?shù)姆绞?rdquo;，就是說話的藝術了，這在職場的人際交往中尤其重要。試著在開場白里，向那位和你意見相左的同事說“我認為××提到的這種方式很獨特”，“在這次活動中的積極態(tài)度非常值得我學習”，或者“感謝××對我工作的關注”。誰都好面子，因此說話的時候就必須體察周圍的氣氛和對方的情緒——是該直抒胸臆，還是點到為止，或者暫時擱置。
總之，要把握一個原則：針對事，而非針對人。畢竟，人在職場，大家想的都是怎么把事情做好。
更重要的是，如果你否定了別人的方案，就一定要再至少提出一個新的想法。畢竟，破壞總是比建設來得容易，只破不立并不能解決問題。
在會議中發(fā)言時還有個小技巧。有心理學家曾經(jīng)做過一個試驗，他們讓發(fā)言者頻頻注視會場上的某一個人。試驗結果發(fā)現(xiàn)，對于發(fā)言者頻繁的目光注視，被注視的人在心理上就會覺得自己必須有所反饋——或是頻頻點頭，或是在那人發(fā)言后表達補充意見。
這個試驗告訴我們，在會議上發(fā)言時，可以一邊進行自己的闡述，一邊注視著會場里的聽眾，尤其是那些直接關系到你此項工作成敗的“主要聽眾”，把自己和他們的關注點聯(lián)系在一起，這樣沒準兒會取得意想不到的發(fā)言效果。
新聞來源：中國青年報