HR如何建立起內(nèi)部協(xié)同分工機(jī)制

訊石光通訊網(wǎng) 2016/10/25 10:16:52

  俗話說“沒有規(guī)矩則不成方圓”,招聘工作不單純是人力資源部的事,對(duì)內(nèi)銜接涉及到各用人部門,根據(jù)企業(yè)實(shí)際構(gòu)建或修訂規(guī)范的招聘體系,建立內(nèi)部協(xié)同分工的規(guī)則,不僅僅提高企業(yè)選人效率,順暢的流程是對(duì)候選人的尊重更是對(duì)外樹立企業(yè)形象,一份適用的制度無疑是招聘工作有序開展的依據(jù)與保障基礎(chǔ)。

  招聘制度制定

  企業(yè)招聘管理制度一般應(yīng)包括的內(nèi)容有:

  第一部分,實(shí)施總則,即制度背景(目的)、企業(yè)招聘選人原則,約束范圍界定等前綴內(nèi)容;第二部分,與招聘相關(guān)的審核審批權(quán)限分工、審批流程及時(shí)限等內(nèi)容;第三部分,招聘甄選程序及其規(guī)范,這部分也是制度的核心,包括招聘渠道、信息發(fā)布及內(nèi)外實(shí)施流程的規(guī)范,除了內(nèi)部流程的順應(yīng)性,更應(yīng)該是方法,作為招聘實(shí)施工作的指導(dǎo)綱要。然后還有關(guān)于錄用定資、入職手續(xù)辦理及試用期時(shí)長界定與試用期考察規(guī)范,當(dāng)然,也有些企業(yè)做法是將試用期管理納入在職員工發(fā)展相關(guān)制度系列。制度內(nèi)容范例如下:

  1、建立實(shí)施總則,包括:目的、原則與適用范圍。例如,某企業(yè)招聘制度總則:

           ( 范例)        ***公司人才招聘與選拔制度

第一章   總則

第一條  目的,為規(guī)范公司各層級(jí)單位的人才招聘與選拔工作;

第二條  原則:本著公平競爭、擇優(yōu)錄用、先內(nèi)后外的原則;

第三條  適用范圍:適用于公司范圍內(nèi)所有職員級(jí)及以上人員的招聘和選拔工作,工人級(jí)人員的招聘和選拔由各生產(chǎn)運(yùn)營行政分部參照本制度自行制訂相應(yīng)細(xì)則。

  2、招聘組織與職責(zé),明確各單位人才招聘與選拔工作的職責(zé)權(quán)限和分工。從審批權(quán)限、招聘需求、報(bào)批流程、面試分工及配合要求等,需要各部門應(yīng)盡的責(zé)任義務(wù)與規(guī)則。

  在招聘審批權(quán)限界定時(shí),先羅列企業(yè)目前所走的審批流程,是否有需要實(shí)行分級(jí)管理?所存在的問題點(diǎn)有哪些?如何改善讓流程走得更順利些?例如,某公司人力資源招聘審批權(quán)限是實(shí)行分級(jí)管理,其所制定的審批權(quán)限如下:

(范例)***公司招聘審核審批規(guī)定

第二章    組織架構(gòu)與人員編制審批

第一條   依據(jù)集團(tuán)審批的組織架構(gòu),各部門與人力資源部應(yīng)設(shè)置合理的崗位架構(gòu)和編制人數(shù),并且在具體運(yùn)行過程中不斷完善。凡涉及到組織架構(gòu)和人員編制的設(shè)定或調(diào)整的,須呈總裁或董事長審批后執(zhí)行。

第二條   需對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整的,部門必須填寫《架構(gòu)調(diào)整申請(qǐng)單》(附件NO*),并提供調(diào)整前后的架構(gòu)圖、架構(gòu)中各層級(jí)單位的目標(biāo)職責(zé)定位說明、各崗位的職位說明書、崗位編制分析表及各崗位的績效考核表。

 

第三條   各部門如需對(duì)崗位進(jìn)行變更的,應(yīng)提出變更申請(qǐng)。具體程序?yàn)椋?/span>

(一)    崗位增減:部門填寫《崗位變更申請(qǐng)表》(附件NO**);如是崗位增設(shè),還需要附上《職位說明書》(附件NO***)、編制分析表(附件NO****)及績效考核表。《崗位變更申請(qǐng)表》由本部門經(jīng)理提報(bào)、公司人力資源部長審核,呈總裁或董事長審批。

(二)    崗位合并:部門填寫《崗位變更申請(qǐng)表》、被合并崗位的原職位說明書、合并后新崗位的職位說明書、編制分析表和績效考核表?!秿徫蛔兏暾?qǐng)表》應(yīng)由本部門總經(jīng)理提報(bào)、公司人力資源部審核,呈總裁或董事長審批。

(三)    增減編制:部門填寫《崗位變更申請(qǐng)表》、《編制分析表》?!秿徫蛔兏暾?qǐng)表》應(yīng)由本部門總經(jīng)理提報(bào)、公司人力資源部審核,呈總裁或董事長審批。

第四條  審批反饋:人力資源部將審批結(jié)果統(tǒng)一反饋至申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人處,并對(duì)EHR系統(tǒng)進(jìn)行更新。

第四條   涉及職級(jí)/職等變更:部門填寫崗位變更申請(qǐng)表、變更后職位說明書?!秿徫蛔兏暾?qǐng)表》應(yīng)由本部門經(jīng)理提報(bào)、公司人力資源部審核,呈總裁或董事長審批。

第三章     招聘計(jì)劃審批權(quán)限

第五條   總部各職能部門、各分支機(jī)構(gòu)在編制年度預(yù)算時(shí),必須就本部門的組織發(fā)展方向提出下一年度員工的招聘需求計(jì)劃。

第六條   各部門、分支機(jī)構(gòu)因工作需要,在編制計(jì)劃內(nèi)有人員招聘需求時(shí),應(yīng)填寫《人員增補(bǔ)申請(qǐng)單》(附件NO*):

第七條   派駐分支機(jī)構(gòu)總經(jīng)理和區(qū)域負(fù)責(zé)人,由隸屬職能總部總經(jīng)理申請(qǐng)或提名(提報(bào)),人力資源部審核,總裁審批。

第八條   主任級(jí)/工程師級(jí)和經(jīng)理級(jí)人員需由所在部門申請(qǐng),人力資源部審核,總裁審批。

第九條   職能部門職員級(jí)人員由所在分部申請(qǐng),所在部門總經(jīng)理審核,人力資源部審批并承辦;駐外分支機(jī)構(gòu)職員級(jí)人員由所在分部申請(qǐng),駐地行政分部/直屬總經(jīng)理審核,人力資源部審批。

第十條   編制外的招聘,由需求部門填寫增補(bǔ)單并附上擴(kuò)編書面報(bào)告,參照上一章節(jié)中崗位變更類型,報(bào)人力資源部審核,總裁審批后執(zhí)行。

第十一條如遇特殊情況,需要撤消或合并增補(bǔ)單的,由所在部門總經(jīng)理級(jí)及以上人員確認(rèn)。

第十二條各級(jí)有審核審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)接到下屬的各項(xiàng)人力資源申請(qǐng),必須以書面形式在3個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。各部門承辦人力資源招聘崗位人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按本規(guī)定辦理報(bào)批并做好各類表單報(bào)告的規(guī)范、傳達(dá)及存檔管理,所有批復(fù)的文件需進(jìn)行編號(hào),以便查詢。

  3、招聘甄選程序,應(yīng)根據(jù)招聘類別區(qū)分(如社會(huì)招聘、應(yīng)屆生招聘、內(nèi)部競聘等類別),從招聘信息發(fā)布、履歷篩選反饋、面試把關(guān)要求、人員錄用標(biāo)準(zhǔn)及入職資料規(guī)范等角度,制訂對(duì)應(yīng)招聘實(shí)施程序。對(duì)于招聘權(quán)限分級(jí)下放的企業(yè),例如銷售團(tuán)隊(duì)的異地促銷員的招聘,從維護(hù)企業(yè)統(tǒng)一形象角度,建議進(jìn)一步規(guī)范溝通語言與相關(guān)證件的驗(yàn)證須知,針對(duì)性梳理形成基層崗位的面試指導(dǎo)手冊(cè),更好地指導(dǎo)到非HR人員招聘過程。

(范例)***公司人才招聘與選拔規(guī)范

第一條   各部門人員招聘可選擇內(nèi)部和外部兩大類招聘渠道:

(一)      內(nèi)部招聘渠道包括內(nèi)部員工推薦、部門推薦、自我推薦。

(二)      外部招聘渠道包括人才交流會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙刊登廣告、大中專院校招聘、畢業(yè)生實(shí)習(xí)以及特殊崗位的獵頭公司委托招聘等。

第二條   各部門/駐外分公司自行參加外部招聘活動(dòng)(主要指參加外部需付費(fèi)的人才集市、專場(chǎng)招聘會(huì)等),必須遵照以下程序:

(一)      提前申請(qǐng),填寫《外部招聘活動(dòng)申請(qǐng)表》(附件**),由人力資源部審核后執(zhí)行,若費(fèi)用額度超過總經(jīng)理級(jí)審批范圍的,送總裁審批。

(二)      駐外分支機(jī)構(gòu)需參加外部人才招聘活動(dòng),提前申請(qǐng),填寫《外部招聘活動(dòng)申請(qǐng)表》,由所在基地行政分部審核后,送所在分公司總經(jīng)理審批。

(三)      外部招聘活動(dòng)的費(fèi)用報(bào)銷時(shí),附上《外部招聘活動(dòng)申請(qǐng)表》。

第三條   招聘信息的管理:

(一)      全國性人才招聘網(wǎng)站由人力資源部統(tǒng)一與其簽約,除總部統(tǒng)一簽約的人才招聘網(wǎng)站外,各分公司根據(jù)實(shí)際情況簽約區(qū)域性人才招聘網(wǎng)站的,需要提出申請(qǐng),并經(jīng)人力資源部審核和所在分公司總經(jīng)理審批。

(二)      內(nèi)外部的招聘需求信息必須有崗位需求,填寫《人員增補(bǔ)申請(qǐng)單》,并經(jīng)過相應(yīng)審批后方可公布。介紹公司的信息,必須統(tǒng)一口徑。

(三)      具有員工招聘權(quán)力的部門,每月5日前(遇法定假日或休息日時(shí)順延)必須填寫人員招聘月報(bào),并報(bào)送人力資源部匯總;各分公司的招聘月報(bào)必須主送所在駐地負(fù)責(zé)人和總部職能部門負(fù)責(zé)人。

第四條   公司各層級(jí)單位的內(nèi)外部人才招聘,原則上必須遵守以下程序:

(一)      填寫《人員增補(bǔ)申請(qǐng)單》,并經(jīng)過相關(guān)審核審批。

(二)      必要時(shí)(一般指經(jīng)理級(jí)及以上崗位),招聘負(fù)責(zé)人將待招崗位的《崗位核心素質(zhì)及評(píng)估方案確認(rèn)表》(附件**),與所在部門所在崗位直接上級(jí)確認(rèn),送直接上兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,并據(jù)此設(shè)計(jì)相關(guān)評(píng)估表格。

(三)      內(nèi)外部公開發(fā)布招聘需求信息,內(nèi)部或外部人員填寫《工作申請(qǐng)表》(附件*)。

(四)      招聘負(fù)責(zé)人收集和篩選簡歷,送用人部門再篩選,由用人部門確認(rèn)參加測(cè)試的候選人。

(五)      確定崗位候選人測(cè)試時(shí)間及測(cè)試方式(如筆試、面試、測(cè)評(píng)等,具體詳見《人才評(píng)估方法》(附件*),必要時(shí)成立評(píng)估小組。評(píng)估成員至少應(yīng)包括:人力資源部或行政分部代表、用人部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

(六)      選拔測(cè)試:選拔測(cè)試由負(fù)責(zé)招聘的人員主持,并在選拔測(cè)試完畢后,做好候選人選拔測(cè)試記錄。面談需要填寫統(tǒng)一的《面談?dòng)涗洷怼罚ǜ郊?);參與評(píng)估的人員必須對(duì)每位候選人提出評(píng)估建議并簽名確認(rèn)。面試操作詳見《非HR人員面試指導(dǎo)手冊(cè)》(附件*)。

(七)      確認(rèn)錄用:評(píng)估完后確認(rèn)要錄用的候選人,其《工作申請(qǐng)表》必須經(jīng)過相關(guān)部門的審核審批。(詳見人力資源招聘審核審批規(guī)定)

(八)      通知報(bào)到及背景調(diào)查:由招聘負(fù)責(zé)人與被錄用人員商定報(bào)到的日期,并通知其來司報(bào)到。對(duì)經(jīng)理級(jí)及以上人員(含儲(chǔ)備人員)、業(yè)務(wù)、技術(shù)等關(guān)鍵崗位人員必要時(shí)須進(jìn)行錄用前的背景調(diào)查,以確保候選人應(yīng)聘資料的真實(shí)性。背景調(diào)查在征得候選人同意后進(jìn)行,調(diào)查人應(yīng)填寫《背景調(diào)查記錄表》(附件*)。

(九)      異地(跨地級(jí)市)面試人員差旅費(fèi)如有必要報(bào)銷的,須填寫《面試人員差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)單》(附件*),經(jīng)所在部門總經(jīng)理審批后,附在財(cái)務(wù)原始憑證后面,送財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。面試人員差旅費(fèi)原則上由負(fù)責(zé)招聘的部門承擔(dān)。

委托招聘:為節(jié)約招聘費(fèi)用或方便面試候選人,候選人與面試地點(diǎn)距離太遠(yuǎn)時(shí),負(fù)責(zé)招聘的部門可委托候選人所在地相關(guān)人員進(jìn)行初步面談,并向其發(fā)送委托招聘的知會(huì)(知會(huì)書上必須寫明待招聘崗位的資格條件及素質(zhì)能力方面的要求)。受委托的單位面談后,填寫《面談?dòng)涗洷怼?,并由評(píng)委簽字后回傳,提供面談評(píng)估記錄。負(fù)責(zé)招聘的部門最終確認(rèn)是否需要進(jìn)一步面試;如需要進(jìn)一步面試,按照招聘程序操作。

  4、招聘錄用程序,制定錄用通知、入職報(bào)到、入職引導(dǎo)等流程 。

  5、試用期相關(guān)規(guī)定,分崗位明確試用期限、待遇標(biāo)準(zhǔn)、履職培訓(xùn)程序及轉(zhuǎn)正評(píng)估流程等。

  招聘制度頒布

  1、制度制訂意見征詢:招聘制度意見征詢既是收集意見修改完善的需要,也是民主公示的需要,為后續(xù)制度宣導(dǎo)執(zhí)行過程中的共同遵守奠定基礎(chǔ),其步驟關(guān)注如下:

  (1)制度初稿草擬后,先在人力資源部內(nèi)部展開討論,關(guān)注要點(diǎn)為能否與公司其他制度銜接良好、符合企業(yè)文化要求及勞動(dòng)法相關(guān)規(guī)定。

  (2)制度制訂的過程一定是一個(gè)來來回回討論與推敲的過程,當(dāng)行文涉及相關(guān)部門流程時(shí),更應(yīng)多請(qǐng)教業(yè)務(wù)部門,制度文稿整體校對(duì)后,應(yīng)提交各部門進(jìn)行意見征詢,意見征詢模板如下:

  XXX制度(討論稿)意見征詢表

  姓名: 職位: 部門:

序號(hào)

討論稿中的條款、內(nèi)容

建議修改內(nèi)容/意見/修改理由

備注

       
       
       

  (3)由人力資源部主導(dǎo),在各相關(guān)部門范圍內(nèi)傳閱,征求反饋意見并進(jìn)行匯總,將同類問題進(jìn)行歸集,意見分歧較大的或以召開會(huì)議討論方式定奪,或者提報(bào)上級(jí)主管裁定。

  (4)制度經(jīng)過若干次整理修訂后,由人力資源部總經(jīng)理簽署,并報(bào)送總裁審批。

  2、制度頒布載體與通知形式

  1、制度審批通過后,由人力資源部存檔并發(fā)送至向各個(gè)部門及分支機(jī)構(gòu)(公司),進(jìn)行貫徹實(shí)施。

  2、由于招聘制度所有解釋權(quán)歸總部人力資源部所有,相關(guān)的修訂亦由人力資源部負(fù)責(zé)。應(yīng)提前做好解釋與宣導(dǎo)準(zhǔn)備。

  3、選擇公司內(nèi)網(wǎng)公告、張貼等形式發(fā)布制度公告。制度頒布通知范例:

關(guān)于頒布實(shí)施《人才招聘與選拔管理制度》的通知

各部門:

為規(guī)范公司各層級(jí)單位的人才招聘與選拔工作,進(jìn)一步推進(jìn)XXXX工作效能,XXXX用人機(jī)制等,使招聘職責(zé)流程有章可循,現(xiàn)正式頒布實(shí)施《人才招聘與選拔管理制度》,請(qǐng)各部門組織宣貫,并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

注:各分部與本制度大原則沖突之處,請(qǐng)于一個(gè)月內(nèi)提交整改方案報(bào)批或參照本制度執(zhí)行。

 

附件1:《人才招聘與選拔管理制度》

                                        XX公司人力資源部

                                         X年   月    日

  來源: i人事——王桂蓮

新聞來源:i人事

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