離職面談的這些關(guān)健點,HR你知道嗎?

訊石光通訊網(wǎng) 2015/11/10 9:07:54

  離職面談的這些關(guān)健點,HR你知道嗎?

來源:中國人力資源網(wǎng)  

  

  成功的離職面談主要依賴于以下這些因素:

  一、選擇最佳的面談時機

  恰當?shù)臅r間做恰當?shù)氖虑?,HR只有把握好面談時機才能收到預(yù)期效果,離職面談應(yīng)利用以下兩個時間點與離職員工進行交流。第一個時間點是得到員工離職信息時,因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定,有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意,此時如能及時溝通,化解其一時之沖動,往往能使員工收回辭職決定,不至于使事情鬧僵以至沒有回旋余地;第二個時間點是員工去意已決并辦理完離職手續(xù)之后,因為此時離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。

  二、營造寬松的客觀環(huán)境

  在進行離職面談時,首先要注意面談的時間和地點的選擇。由于離職面談的特殊性,面談地點應(yīng)該具有一定的隱私性,一方面不要讓其他員工知曉,畢竟這不像普通的員工談話,另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾,好的訪談環(huán)境有利于讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談?wù)搯栴}。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂的、空間明亮的咖啡廳,而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據(jù)交談的深入情況靈活掌握,而不一定要有明確的限定,因為這不是例行公事,而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。

  三、充分運用技巧、積極地傾聽

  盡管客觀環(huán)境應(yīng)該是寬松和無約束的,但這并不代表離職面談只是普通的日常交流,實際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應(yīng)注意面談技巧,不要只是按照事先列出的問題逐一發(fā)問,更主要的是要積極地傾聽。如果有不清楚的地方,還要仔細詢問,同時也要適時保持沉默,讓離職員工有足夠思考的時間。

  HR應(yīng)該在事先把握離職真實原因的基礎(chǔ)上,充分了解面談對象的性格特征,從細節(jié)之處捕捉面談對象當時的心理狀態(tài),并預(yù)期其將產(chǎn)生的反應(yīng),以此選擇合適的面談切入方式,并有效避免面談過程中出現(xiàn)冷場、情緒激化、失控并導(dǎo)致面談不能繼續(xù)和面談失敗的情形發(fā)生。HR可以先幫面談對象倒杯水,以此營造輕松的氣氛,以善意的動作卸去彼此對立的立場,建立彼此互信的關(guān)系。同時,在面談的過程當中,還應(yīng)隨時察言觀色,設(shè)法將自己的立場與被面談?wù)哒驹谕魂嚲€上,專注傾聽其所抱怨的人或事。當被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情形,HR應(yīng)及時地關(guān)心他的感受,不要唐突地介入問題,更不可做出任何承諾,最重要的是要將面談重點記錄下來,便于之后的分析整理工作。面談?wù)叩慕巧珣?yīng)該是多聽,做離職者的傾聽者,適當提出問題即可;少說,及時做良性或補救性的溝通,必要時給予指導(dǎo)和幫助。

  如果離職者是懷著對企業(yè)怨恨的心理而離開的,可能會牢騷滿肚,對此,面談?wù)咭M量聽他發(fā)泄出來,同時盡可能詢問令他不滿的原因,以便讓企業(yè)能夠發(fā)現(xiàn)自身管理上的弱點與漏洞,并盡量消除其中的誤會,因為減少他的抱怨也就為企業(yè)減少了一個“敵人”。

  四、選擇合適的交流主題,充分體現(xiàn)人文關(guān)懷

  在面談時HR還應(yīng)選好交流的主題,且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān),如對跳槽性質(zhì)的員工進行面談應(yīng)重點了解其辭職的原因和想法,究竟是為了個人發(fā)展、學(xué)習(xí)及家庭原因,還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當前職位工作內(nèi)容等不滿。但無論如何面談要以企業(yè)尊重其個人人格和離職決定為基調(diào),通過離職面談?chuàng)嵛?、挽留價值員工,提醒跳槽員工違約責(zé)任、保密責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等。因此,在對跳槽員工進行面談時,除了要設(shè)置較為輕松的面談環(huán)境以外,更應(yīng)將重心放在對員工的人文關(guān)懷,了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面。例如,讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求,以及傳達企業(yè)對員工的評價和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議,如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向,則能將公司的人文關(guān)懷進行得更為徹底。

  五、離職面談的程序

  離職面談可以參照以下程序來進行:

  1、面談的準備工作

  1)了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門﹑職稱﹑到職時間等;

  2)根據(jù)離職者的情況,準備面談的話題;

  3)安排面談的時間、地點、布置環(huán)境,力求讓接受面談?wù)咴谝环N輕松的狀態(tài)下把真實的想法表達清楚。

  2、面談的過程安排

  1)請面談?wù)呷胱晕帐?、點頭、微笑等開場;

  2)自我介紹,表明身份,簡要闡述本次面談的話題和目的;

  例如:您好,我是人力資源部XXX,今天約您過來主要是想與您談一下關(guān)于您離職的情況,以便于我們做好以后的工作,今天面談的結(jié)果我會為您保密,不會對您造成任何不良影響。

  3)提出問題,范圍盡量要廣,給對方充分的空間表達;

  例如:您方不方便談一下都是哪幾個方面促使您做出這個決定呢?而不是說:您覺得這里的工資讓您滿意嗎?

  4)深入了解情況,如果對方不拒絕的話;

  例如:如果對方說公司管理制度不完善,那么不妨問一下:您覺得哪些方面需要改進呢?

  5)面談過程中要注意對方的情緒變化,站在外方的角度考慮,提問的過程中體現(xiàn)出公司對員工的關(guān)懷;

  6)尊重對方,盡量避免提出涉及離職人員個人隱私的問題;

  7)面談結(jié)束,感謝對方配合,以握手等方式客氣地送對方離開,并祝對方有一個美好的前途。

  3、做好面談記錄

  面談前征求對方意見,如果對方同意做記錄,應(yīng)當于面談過程中及時做好記錄。如果對方覺得“白紙黑字”,擔(dān)心不良后果,造成面談時態(tài)度拘緊,不能傾談,就應(yīng)當向?qū)Ψ奖硎厩敢?,用心聽對方談話要點,于面談后第一時間記錄下與該離職人員的面談情況。

  4、整理面談記錄、總結(jié)規(guī)律、提出建議

  1)面談結(jié)束后,及時對面談記錄做出整理,總結(jié)出該離職者的原因及規(guī)律。提出分析報告,交經(jīng)理審核并保存資料。

  2)總結(jié)自己在此次面談中的得失,發(fā)揚優(yōu)勢,改正不足,以期下次面談做得更好。

  六、離職面談的后續(xù)工作

  HR在結(jié)束了離職面談之后,并不意味著整個離職管理工作就告完畢。根據(jù)離職面談反饋分析的結(jié)果采取相應(yīng)行動才是至關(guān)重要的,因為將面談反饋轉(zhuǎn)化為改進企業(yè)管理工作的行動才是離職面談的終極目的,同時也是驗證和維護此項工作流程重要性及實施效果的重要因素。

  1、檢驗離職面談信息真?zhèn)?/strong>

  HR可以把員工在離職面談中所反映出來的一些有價值的信息或企業(yè)在管理中存在的問題和漏洞,反饋給其直接主管,也可以用其個人基本資料、培訓(xùn)及考核記錄進行求證。比如,根據(jù)考核的記錄注意到該員工沒有某項技能,那么他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓(xùn),而不是他所說的薪水待遇偏低。另外還可以通過與其他在職員工的談話來驗證,比如,面談中員工的離職原因是工作條件,那么就有必要和仍在該崗位上工作的員工交流以核實真?zhèn)巍?/p>

  2、提煉信息輸出報表

  人力資源部門應(yīng)該以月度、季度或年度等為時間單位,將離職面談所獲的信息、數(shù)據(jù)進行細致分析,提煉出導(dǎo)致員工流失的關(guān)鍵要素,測算出流失成本,并綜合成離職原因分析統(tǒng)計報表,通過分析匯總,全面反應(yīng)員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據(jù)此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議,最終提交給分管領(lǐng)導(dǎo)參考決策。

  3、采取相應(yīng)改進措施

  離職面談的最終目的還是為了減少人事變動和降低員工離職成本,所以企業(yè)相應(yīng)的改進措施才是離職面談的真正價值之所在。比如,若通過離職面談發(fā)現(xiàn)大多數(shù)員工對工作條件、環(huán)境等都非常滿意,對其直接主管也無異議,但還是離職不干了,因為公司所付薪水不能滿足他們的基本生活開銷,此時提高薪資水平就成為企業(yè)留住員工的關(guān)鍵。又如,很多員工對績效考核不滿,致使員工離職,人力資源部門就得重新審視考核指標及權(quán)重、考核方式等。再如,應(yīng)該得到某項培訓(xùn)的員工始終未得到培訓(xùn)而導(dǎo)致離職,這時就要考慮做好培訓(xùn)需求分析等。

  員工離職意味著他的一個職業(yè)生涯告一段落,另一個新的職業(yè)生涯即將開始。此時,企業(yè)如果能夠出面對其既往生涯進行全面客觀的總結(jié)、評價,對其新的職業(yè)生涯進行必要合理建議,那么對離職員工來說將是莫大的安慰,也是企業(yè)對員工個人發(fā)展負責(zé)任的表現(xiàn)。因此,離職面談是“以人為本”的一種體現(xiàn),既是對離職員工的撫慰或挽留,又是對在職員工的心理安慰,減少員工的離職給在職員工帶來心理波動。企業(yè)絕不應(yīng)該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事,而應(yīng)該高度重視,并納入員工關(guān)系管理體系之內(nèi),使員工離職后仍然能夠成為企業(yè)的人力資源。

新聞來源:中國人力資源網(wǎng)

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